Adquisición y/o contratación de plataforma web gestión documental y control de flujo, uso institucional Municipalidad de Coihueco

HECHO DOCUMENTAL. La Ilustre Municipalidad de Coihueco busca contratar por 12 meses una plataforma SaaS ya terminada, probada en instituciones y no desarrollada a medida, para gestión documental y flujos administrativos, intranet y portal ciudadano. El presupuesto máximo es $14.000.000 CLP, impuestos incluidos. El servicio reúne funcionalidades extensas: firma y despacho oficiales, expedientes electrónicos, DTE, correspondencia, RR.HH., vehículos/cometidos, OIRS, PMG, trámites, app móvil, analítica e interoperabilidad estatal. BA arts. 2, 6–7, pp. 2–3; BT pp. 1–20; DA pp. 1–2.

PUERTA DE ENTRADA EXCLUYENTE. Se exige una demostración online de funcionalidades concretas, solicitada dentro de los cinco días corridos desde la publicación. No pedir la DEMO, no asistir por causa imputable o fallar cualquiera de los componentes exigidos implica inadmisibilidad. Además, son inadmisibles las ofertas sobre el tope económico o con Formato 4 ausente, incompleto o con errores. BA art. 8, pp. 4–5; art. 14.3, p. 11.

INTERPRETACIÓN DE ENCAJE R9. Hay afinidad temática con gestión documental y procesos digitales de R9, pero no se dispone en este expediente de evidencia de una suite SaaS municipal lista para demostrarse, con integraciones estatales operativas y probadas en producción ni cinco experiencias válidas entre 2023 y 2026. No confundir afinidad sectorial con cumplimiento. Un tercero proveedor podría ser opción solo si se estructura legítimamente antes de ofertar, teniendo en cuenta la prohibición expresa de subcontratar obligaciones luego de adjudicar. Complejidad ALTA; stack/arquitectura exigidos: SaaS cloud, interfaz web responsive, portal y apps Android/iOS, 2FA, FEA/FirmaGob, ClaveÚnica, DocDigital, Casilla Única, SII y PISEE, además de herramienta local de solo lectura. BT pp. 2–3, 15, 20–23; BA art. 28, pp. 20–21.

ESTADO DE INFORMACIÓN. El ZIP recibido contiene nueve piezas y se revisaron todas. No contiene un ID vigente de Mercado Público, fecha/hora efectiva de publicación ni aclaraciones/respuestas posteriores; por ello el calendario es relativo y no se puede certificar fecha exacta de cierre. El Decreto de aprobación está fechado el 05/11/2026 y no equivale a publicación en el portal. Se identificaron discrepancias y puntos por aclarar al mandante. DA p. 1; BA art. 8, p. 4.

Hitos y plazos — sin inventar fechas

La tabla corresponde a bases originales. Para programar fechas exactas se necesita T0 y verificar correcciones, acto modificatorio y ficha vigente del portal. Los vencimientos en día inhábil se prorrogan conforme art. 29; el cierre tiene regla especial de día y hora (BA pp. 4, 21). Horas expresadas según horario local de Chile; no se explicita zona IANA en las bases.

Requisitos transcritos y agrupados sin interpretar una demo aislada como cumplimiento de todo el contrato. DEBE refleja verbos imperativos de Bases Técnicas; PODRÍA solo donde se presenta flexibilidad de propuesta.

CRÍTICO: cobertura de soporte 08:30–17:30 y solución de indisponibilidad <2 horas aparecen en las mismas bases, sin distinguir incidentes fuera de jornada. Debe preguntarse si los SLA se computan durante horario de servicio, calendario corrido o 24x7. No rebajar el SLA por interpretación (BT pp. 22–23).

• Condición de aceptación: inspección técnica/unidad requirente verifica las bases y emite Certificado de Recepción Conforme; sin él no se paga (BA art. 20, p. 16).
• No se documenta fecha exacta ni plazo máximo de implementación/migración/configuración, ni inventario de sistemas fuente; el inicio efectivo lo comunica la Unidad Técnica (BA art. 7; BT p. 19).
• Las grabaciones de cada sesión online, manuales, guías y cápsulas son entregables, además de capacitación recurrente (BT pp. 3, 18–19).
• La salida no es opcional: copia completa, índice número/fecha/descripción/enlace a archivo respaldado (no descarga a demanda), migración y eliminación de copias mediante acta (BT pp. 2, 24).

ALERTA: el Formato 4 contiene dos hojas con versiones similares y en encabezado una columna “Precio por persona (imp. incluido)” aunque el objeto es servicio anual total. Se debe confirmar qué hoja corresponde completar y comprobar manualmente cálculos, impuesto y concordancia con la oferta de portal. BA art. 14.3 establece que errores del Formato 4 son inadmisibles, no solo disminución de puntaje.

Para UTP (<1.000 UTM según BA art. 13.1), el acuerdo puede ser público o privado, debe adjuntarse con la oferta, designar representante común y solidaridad; no se admite ofertar individualmente y a la vez mediante UTP (BA p. 8).

• Experiencia válida: plataformas informáticas para gestión documental electrónica y control de flujos administrativos institucionales, con año de contrato, OC o ejecución entre 2023 y 2026; se admite vigente o terminada con conformidad acreditada. Una contratación independiente cuenta una vez; renovaciones/prórrogas independientes formalizadas y bien prestadas pueden contar (BA pp. 9–10).
• Ruta de respaldo: contrato u OC + documento del mandante que pruebe servicio satisfactorio, o certificado de entidad pública con contenido mínimo y firma competente. Si la naturaleza del servicio no es clara, adjuntar evidencia técnica complementaria vinculada al caso (BA pp. 9–10).
• No se exige un mínimo habilitante de cinco experiencias; cinco otorgan máximo puntaje. Tampoco se acredita exigencia de profesionales, títulos, dedicación o certificaciones personales como puntaje específico en BA 139.
• Orden desempate: precio → experiencia → promoción de participación → comportamiento contractual → requisitos formales → pacto de integridad → primero en ingresar al portal (BA p. 14).
• Presupuesto tope $14.000.000 impuestos incluidos por 12 meses = $1.166.666,67 de ingreso mensual equivalente máximo, sin inferir que exista financiamiento adicional para implementación, nube o evolutivos. El margen/costo debe evaluarlo R9 (BA pp. 3, 16; BT p. 1).
• Modificación de contrato de hasta 30% solo posterior a adjudicación con condiciones; no habilita ofertar sobre $14m ni constituye ingreso comprometido (BA p. 3).

NO ENCONTRADO: plazo de pago expresado en días desde factura en estas bases, mora/interés contractual específico, ajuste de precio durante primeros 12 meses, SLA compensatorio específico o garantías adicionales. No completar con supuestos; verificar portal, orden de compra y normativa aplicable en etapa contractual.

• Procedimiento: notificación personal/carta/email al contacto; descargos 3–5 días hábiles; prueba excepcional hasta 5 días; resolución administrativa y recursos según Ley 19.880; descuento de factura previa resolución (BA art. 23.2, p. 18).
• Causales de término unilateral sin indemnización, mediante decreto fundado: incumplimiento grave (superar tope por incumplimiento o acumulado), insolvencia, imposibilidad de prestación, interés público, otras legales; además extinción persona jurídica, mutuo acuerdo y otras previstas (BA art. 24, p. 19).
• Divulgación/uso indebido de datos sensibles puede considerarse incumplimiento grave y provocar término anticipado si se acredita con informe ITO (BT p. 24).
• Liquidación final dentro de 30 días corridos tras término del servicio, decreto y saldos a favor/en contra; particularidad de renuncia a reclamo por negativa de firma debe someterse a revisión jurídica de R9 (BA art. 26, p. 20).
• Atención: se citan garantías como fuente de deducción de multas aunque las garantías de seriedad y fiel cumplimiento figuran “no aplica”; solicitar interpretación (BA arts. 22–23, pp. 16–18).

DECISIÓN INTERNA PROPUESTA: usar un filtro documental/funcional de 48 horas desde confirmación de T0: (1) plataforma terminada y operativa, (2) 100% checklist DEMO, (3) régimen de entrega directa/UTP admisible, (4) precio realizable; si falla cualquiera, recomendar NO-GO antes de reservar recursos. La ventana “48 horas” es objetivo interno sugerido, NO fecha documental.

NO SE AFIRMA que R9 carezca efectivamente de estas capacidades; no se acreditaron en el expediente recibido. La revisión de capacidades reales y decisión comercial corresponde a R9.

Todas las consultas de interpretación de bases deben realizarse exclusivamente por portal en el período definido. El correo de coordinación de DEMO no sustituye las preguntas formales. BA arts. 8–9, pp. 4–5.

Todos los responsables son sugeridos para asignación interna, no responsables confirmados. Los hitos “T0 + n” vienen de las bases, pero deben ajustarse al cronograma vigente del portal; objetivos internos no son obligaciones documentales.

Control final: verificar identidad del proceso, última versión de bases, demo 100% comprobada, documentos habilitantes, F4 neto/impuestos/portal, costos y multas, capacidad R9 acreditada, viabilidad UTP, presentación antes del cierre oficial y copia comprobante.

Jerarquía, modificaciones y lagunas

HECHO: El Decreto Alcaldicio N° 3349 aprueba Bases Administrativas 139/2026 y Técnicas 158; los formularios las acompañan. Las aclaraciones oficiales publicadas válidamente en el portal forman parte de las bases. No se recibieron adendas, respuestas ni ficha de portal, por lo que no se puede verificar si existe un texto sustitutorio posterior (BA art. 9, p. 5; DA pp. 1–2).

NO ENCONTRADO en expediente: ID del proceso, publicación, fecha exacta de cierre, prórrogas, aclaraciones, actas DEMO, inventario fuente, usuarios/volúmenes, límites almacenamiento, RTO/RPO, pruebas públicas de integraciones y documentación de capacidad R9. No significa que esas piezas no existan en otro repositorio.

APARENTES CONTRADICCIONES O TENSIONES: (a) documento económico rotula precio total como “precio por persona”; (b) copia incremental semanal y backup diario/georredundante son exigencias acumulables pero deben operacionalizarse; (c) app interna Android vs portal ciudadano Android/iOS requiere deslinde; (d) soporte 8x5 versus SLAs en minutos sin delimitación horaria; (e) prohibición absoluta de subcontratar versus mención a personal de subcontratistas en cláusula de privacidad: prevalencia no resoluble sin aclaración jurídica (BA art. 28, pp. 20–21; BT pp. 2,15,21–24).

Normas citadas por las bases (no asesoría legal)

Ley 19.886 (compras), Ley 21.634, Reglamento DS 661/2024; Ley 21.180 (Transformación Digital); Ley 19.799 (firma), Ley 19.628 (datos personales), Ley 19.880, Ley 18.695, Ley 18.575; DS 14/2014 (estándares sitios estatales); dictamen CGR E370752/2023 (integridad); normativa y servicios estatales de FirmaGob, ClaveÚnica, DocDigital, Casilla Única, PISEE y SII. Se registran como referencias documentales; no se eleva una norma a certificación exigida si las bases no lo indican.

Contexto histórico externo separado

Como pista de mercado, una contratación de 2024 denominada “Plataforma web gestión documental” fue adjudicada a CODING12 SpA con ID 229-204-LE24, con renovación OC 229-1300-SE25 por $13.000.000 IVA incluido. Son procesos históricos distintos, por lo que esos identificadores no deben registrarse como ID del presente concurso. Información externa: https://www.mercadopublico.cl/Procurement/Modules/RFB/StepsProcessAward/PreviewAwardAct.aspx?qs=U6gwrcdkb0SoO6sQrjBCzgzGaLvifg1VSAIjt6Lg0Q0%3D y https://www.mercadopublico.cl/PurchaseOrder/Modules/PO/DetailsPurchaseOrder.aspx?qs=ZgOx4Wf3Kx9Emk%2FbPjgIYQ%3D%3D. No se verificó la publicación actual mediante esas páginas.

Información para equipos especializados de R9

Arquitectura: verificar producto preexistente, integraciones estatales productivas, cloud/DRP, visualizador local, disponibilidad 99,9% y soporte de severidades. Propuesta/QA: matriz DEMO 100%, 16+ dominios, propuestas sin alegar construcción a medida. Comercial/Finanzas: validar 5 experiencias, competitividad EO, costo integral frente a tope y riesgo de multas. Legal: UTP, subcontrato, integridad, protección de datos y liquidación final. Gestión clientes: obtener ficha portal, T0 y aclaraciones. Estas asignaciones son sugeridas.